Jak zmieścić się w czasie swojego przemówienia?
Michał Kasprzyk
Trener wystąpień publicznych
Spis treści
To jedno z częściej zadawanych mi pytań. Odpowiedź na nie jest zaskakująco prosta i krótka – zrobić próbę. I niby mógłbym już skończyć artykuł, ale lepiej będzie dać Ci jeszcze kilka wskazówek odnośnie planowania czasu przemówienia.
Dlaczego ważne jest, by zmieścić się w wyznaczonym czasie?
Wyobraź sobie konferencję, na której występuje jedenastu mówców. Każdy z nich dostaje 20 minut na wystąpienie. Pierwszy z nich przekracza swój czas o 2 minuty. To przecież niewiele, zaledwie 10%. Ale potem drugi też. I trzeci. I każdy kolejny. Po dziesiątym mówcy mamy 20 minut opóźnienia, czyli teoretycznie nie mamy czasu na wystąpienie ostatniego prelegenta.
W praktyce organizatorzy powinni zadbać o odpowiednie bufory i przygotowanie mówców, ale bardzo często spotykam się z wydarzeniami, na których tak nie jest.
Można też uznać, że przedłużanie wystąpienia jest też brakiem szacunku dla czasu uczestników i pozostałych prelegentów. Bo uczestnicy raczej będą słuchać Cię do końca – w ten sposób Cię uszanują, więc dlaczego im się nie odwdzięczyć?
Jest wiele powodów, dla których przekraczanie czasu jest złe. Kolejny prelegent może mieć samolot o określonej godzinie i musi wyjść tuż po swoim wystąpieniu i jeśli Ty mówisz 5 minut dłużej, on będzie mówił 5 minut krócej. Może być ustalona przerwa po Twoim wystąpieniu, w trakcie której partnerzy wydarzenia chcą w przestrzeni networkingowej porozmawiać z uczestnikami i jeśli Ty mówisz 5 minut dłużej, to możliwe, że skracasz przerwę i zabierasz tym partnerom czas na rozmowy z uczestnikami (za co zapewne zapłacili). A najgorzej jest, jak przedłużasz tuż przed przerwą obiadową – lepiej żeby wtedy Twoje przemówienie było genialne, bo inaczej uczestnicy Cię… zjedzą.
Strzeż się głodnej publiczności!
Jak planować czas przemówienia?
Załóżmy, że dostałeś 20 minut na swoje wystąpienie. Czy powinieneś wykorzystać cały ten czas? Optymalnie tak. Problem pojawia się, gdy musisz to rozplanować.
Oczywiście po przygotowaniu treści przemówienia robisz sobie próbę (jak – opisuję dalej) i wychodzi ci 20 minut. To chyba dobrze? Nie do końca, bo może okazać się, że przed publicznością, która na żywo reaguje na to, co mówisz, może wyjść nieco dłużej.
Z drugiej strony większość osób pod wpływem adrenaliny na scenie mówi szybciej niż na próbie. Mimo to warto planować swoje przemówienie na 90% swojego czasu. Zawsze lepiej nie wykorzystać danego czasu niż go przekroczyć.
Jak zrobić dobrą próbę przemówienia?
Jaka to jest dobra próba? Patrząc na realia biznesowe, mam wrażenie, że dobra próba to taka, która w ogóle się odbywa.
Im bardziej jesteś w stanie odwzorować warunki, które będą panowały w trakcie Twojego właściwego przemówienia, tym lepiej. Absolutnym minimum jest wygłoszenie całego tekstu na głos w odpowiednim tempie, optymalnie na stojąco (chyba, że Twoje wystąpienie z jakiegoś powodu będzie na siedząco). Jeśli masz dostęp do sali, w której odbędzie się Twoje wystąpienie, to zrób próbę tam – stań na scenie, włącz prezentację, użyj mikrofonu. Dobrze jest też ubrać się w dokładnie te same ciuchy, w których będzie się występować – wiele pań po zrobieniu takiej próby uniknęłoby sytuacji, w której okazuje się, że do sukienki nie da się przymocować mikroportu (tego takiego pudełeczka połączonego z mikrofonem zakładanym na głowę lub przypinanym do ubrania).
Jeśli robisz próbę w domu, to zrób ją na stojąco. Jeśli masz taką możliwość, podłącz komputer do telewizora i wykorzystaj go jak ekran projektora na konferencji. Weź mysz do ręki i użyj jej jako pilota do prezentacji (chyba że taki posiadasz). Zapewnij sobie publiczność – to może być partner/ka, przyjaciele, rodzina, koledzy i koleżanki z pracy albo Ty, jeśli zrobisz próbę przed lustrem.
Ile takich prób zrobić? Jedna to absolutne minimum. Ja polecam zrobić ich tyle, żeby opanować treść swojego przemówienia, z zastrzeżeniem, że nie chodzi o uczenie się tekstu na pamięć słowo w słowo.
Zrób próbę w taki sposób, jaki odpowiada Ci najbardziej. Ja najczęściej robię je bez publiczności, ale z podpiętym telewizorem.
Co jeśli nie mam czasu na próbę, ale napisałem swoje przemówienie?
Ale naprawdę nie znajdziesz tego czasu? Nie? No dobrze… To mając treść przemówienia, możesz w miarę dobrze oszacować ile zajmie Ci jej wygłoszenie. Średnia prędkość przemawiania to 130 słów na minutę. Średnia! To znaczy, że równie dobrze możesz mówić z prędkością 110 lub 150 słów na minutę.
Uwaga, kolejny akapit zawiera matematykę, w tym konwertowanie jednostek, mnożenie i dzielenie. Czytasz na własną odpowiedzialność.
W wolnym czasie zmierz prędkość swojego mówienia. Możesz na przykład zmierzyć czas czytając część tego artykułu pt. „Jak zrobić dobrą próbę przemówienia?” (bez tytułu) jeszcze raz (ale na głos swoim naturalnym tempem!). Ta część ma 245 słów. Weź czas, który Ci wyszedł, np. 1 min 42 s, zamień na sekundy, czyli 102 s. Potem liczbę słów, czyli 245, podziel przez sekundy i pomnóż razy 60. Czyli 245 / 102 * 60. Wychodzi 144 słowa na minutę – to Twoje tempo. Weź tylko poprawkę na to, że czytanie i mówienie prawdopodobnie mają nieco inne tempa. Nikt nie mówił, że będzie łatwo i idealnie.
Jak radzić sobie z czasem przemówienia na scenie?
Ideałem jest, jeśli organizatorzy zadbali o zegar, który odmierza czas na scenie. To jest jednak dodatkowy koszt, więc często go nie ma (hej, organizatorzy! Słabe wytłumaczenie, bo wystarczy posadzić w pierwszym rzędzie jednego z wolontariuszy z tabletem!).
Alternatywnie, jeśli masz przed sobą laptopa, to w trybie prezentera wyświetla się czas. Można też zaprogramować niektóre piloty do prezentacji, żeby wibrowały, gdy zbliża się koniec wystąpienia. Czasami zdarza się też, że na widowni wolontariusz pokazuje kartki z liczbą minut, która została do końca lub kartki w różnych kolorach, gdzie każdy oznacza ileś minut (i weź to zapamiętaj…).
I Love Marketing & Social Media jest konferencją świetnie przygotowaną dla mówców – timer jest oczywiście na scenie.
Coś, co możesz natomiast zrobić sam, to ściągnąć na swój smartfon aplikację z timerem i jej po prostu użyć. Telefon możesz położyć albo na siedzeniu w pierwszym rzędzie albo oprzeć go o jakiś element na scenie – publiczność nawet nie będzie widziała, że z niego korzystasz.
Jeśli tego wszystkiego nie ma lub nie da się zrobić, przynajmniej poproś kogoś, np. konferansjera lub wolontariusza, żeby pomachał do Ciebie, jak zostanie Ci na przykład 5 minut do końca wystąpienia. Nie zapomnij co jakiś czas patrzeć w jego stronę.
Zadbaj o punktualność przemówień – nie tylko swoich
Więc Ty już teraz wiesz jak sobie z tym radzić i mam nadzieję, że zadbasz o to, żeby nie przekraczać czasu przemówień.
Jest natomiast mnóstwo osób, które wciąż nie potrafią trzymać się ram czasowych, więc jeśli widziałeś niedawno jakiegoś mówcę, który przekroczył czas przemówienia albo masz w pracy kolegę, który za każdym razem przedłuża swoje prezentacje – zrób to dla siebie i wyślij mu to. Zrobisz przysługę wszystkim jego słuchaczom.
